Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Spółce Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A. regulują: Regulamin Organizacyjny Spółki, Instrukcja Kancelaryjna oraz Instrukcja ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze, najbardziej celowe i najbardziej ekonomiczne formy, dostosowane  do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów. Załatwianie spraw może odbywać się ustnie lub pisemnie. Formę ustną należy stosować, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy.  Forma ustna w sprawach indywidualnych może być stosowana w przypadkach, w których przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie. Pisma kierowane do Spółki można przesyłać listownie lub składać osobiście w Kancelarii, mieszczącej się w siedzibie Spółki, ul. Bytomska 7, 70 – 603 Szczecin, w godzinach 7.00-14.30.

Dopuszcza się  przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W przypadku korespondencji zawierającej dane osobowe, dla ich właściwego zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

W zakresie trybu rozpatrywania i załatwiania spraw obowiązują terminy wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego.